Tư vấn chọn mua máy chấm công vân tay Công nghệ nhận dạng (autoid) đã phát triển rất nhanh trong những năm gần đây, một trong những những ứng dụng của autoid trong lĩnh vực quản lý nhân sự nhằm quản lý thời gian ra vào, thời gian làm việc của nhân viên.

Công nghệ nhận diện vân tay sử dụng trực tiếp dấu vân tay của từng người để quản lý thời gian làm việc, thời gian ra vào trong văn phòng, công sở, nhà máy ...

Hệ thống kiểm soát cửa ra vào, quản lý ra vào sử dụng vân tay bao gồm 2 thành phần chính: Máy đọc vân tay và Phần mềm quản lý để xử lý dữ liệu và in bảng báo cáo. Máy đọc vân tay có nhiều loại, nhiều thương hiệu và xuất xứ khác nhau, các dòng máy phổ thông như: Ronald Jack, Vigilance, Miaxis, ZK Software, Abrivision, Hitech, Adel, Sunbeam... một số dòng cao hơn như: Soyal, IDTECK, IDTi, VIDRI...

Thông thường các dòng máy phổ thông sử dụng mắt đọc cảm biến hình ảnh (Image sensor), các loại cao hơn sử dụng mắt đọc cảm biến quang học (Optical Sensor). Mắt đọc là một trong những bộ phận quan trọng nhất của máy đọc vân tay. Công nghệ Optical giúp nâng cao tính bảo mật hơn so với loại dùng hình ảnh (Image), tuy nhiên giá thành của loại Optical cũng vì thế mà đắt hơn.

Về chức năng của máy kiểm soát ra vào bằng vân tay, chúng ta nên lưu ý có 2 dòng: Chỉ chấm công Hoặc Chấm công và kiểm soát ra vào. Các dòng máy có chức năng chỉ chấm công có nghĩa là nó làm nhiệm vụ duy nhất là ghi nhận thời gian ra vào của từng ID để phục vụ cho việc xử lý bảng công Loại vừa chấm công và kiểm soát ra vào có thêm chức năng điều đóng mở cửa ra vào ( có khe cắm khoá điện tử, đầu đọc phụ, Nút exit...) Chính vì thế, trước khi lựa chọn loại máy và nhà cung cấp phù hợp, chúng ta nên xác định rõ nhu cầu quản lý tại đơn vị của mình như thế nào để có được giải pháp phù hợp nhất.

Trước khi mua, các bạn nên trả lời được một số câu hỏi gợi ý sau: 1. Cân nhắc giữa các loại công nghệ chấm công: Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay ? Chi phí dự kiến ? Tại sao nên chọn công nghệ đó ?

2. Mô hình và lĩnh vực hoạt động của cty bạn thế nào: Văn phòng, nhà máy sản xuất, số lượng NV bao nhiêu ? Mô hình của bạn có đặc thù gì ?

3. Có bao nhiêu cửa ra vào, bao nhiêu ca làm việc, số lượng NV ra / vào tại cùng 1 cửa như thế nào ?

4. Nhu cầu chỉ cần chấm công In/Out hay cả kiểm soát cửa ?

5. Yêu cầu dữ liệu báo cáo cần in ra như thế nào ? Thông tin quản lý nào mà xếp bạn yêu cầu cần có ? ...

Dựa trên một số tiêu chí gợi ý trên , các bạn sẽ có thể hình dung rõ ràng hơn về sản phẩm mình cần. Từ đó đi đến việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn. Khi bạn đã xác định được khá rõ nhu cầu của mình thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, Hệ thống chấm công và kiểm soát ra vào khá phức tạp, nó là sự kết hợp của cả phần cứng và phần mềm, sự kết hợp giữa máy móc và sự thoả mãn nghiệp vụ quản lý tại từng cty, là 1 hệ thống mà được cài đặt và vận hành trên nền của máy tính, là hệ thống xử lý và hỗ trợ công việc cho cán bộ quản lý nhân sự, do đó hệ thống phải đảm bảo phù hợp được với nhiều loại hình sử dụng khác nhau, đảm bảo tính ổn định, tính chính xác và đảm bảo tính bảo trì được thường xuyên do nhà cung cấp uy tín thực hiện. Bất kỳ sự cố nào liên quan đến hệ thống chấm công kiểm soát ra vào cũng sẽ ảnh hướng khá nghiêm trọng tới sự hoạt động bình thường của doanh nghiệp và các bộ phận liên quan. Để đảm bảo tương đối an tâm sử dụng về lâu về dài hệ thống chấm công, một số gợi ý nhỏ về việc chọn lựa nhà cung cấp giúp cho những bạn mới lần đầu mua hàng có định hướng tốt hơn như sau:

1. Xác định rõ nhu cầu, cân nhắc lựa chọn chủng loại máy phù hơp với doanh nghiêp (như trong các câu hỏi ở trên)

2. Tìm kiếm, liệt kê các nhà cung cấp có mặt hàng đó.

3. Yêu cầu báo giá, mô tả tính năng kỹ thuật.

4. Yêu cầu làm việc trực tiếp, đánh giá trực quan ban đầu về hình ảnh của từng cty thông qua bảng báo giá, catalog, tài liệu giói thiệu cty, thương hiệu sản phẩm và nhân viên làm việc trực tiếp.

5. Yêu cầu demo sản phẩm, tìm hiểu sơ qua những chức năng, tiện ích chính của sản phẩm.

6. Tìm hiểu về uy tín công ty, quá trình hoạt động, và qua một vài khách hàng đã sử dụng sảnphẩm của nhà cung cấp đó.

7. Lựa chọn model, tính năng và giá cả phù hợp của nhà cung cấp đáp ứng được dựa trên các đánh giá trên

8. Ký hợp đồng và triển khai. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều cty, rất nhiều website trưng bày bán các sản phẩm và dịch vụ về máy chấm công / kiểm soát ra vào, trong số đó có những cty có định hướng kinh doanh thực chất và đáng tin cậy có uy tin từ lâu, tuy nhiên cũng có nhiều cty định hướng kinh doanh thương mại đơn thuần, thiếu hoặc không có kỹ thuật triển khai dẫn đến việc thuê kỹ thuật bên ngoài, kinh doanh tổng hợp phân tán nên việc bảo hành bảo trì, nâng cấp về lâu dài sẽ khó khăn.